Как выбрать WMS систему автоматизации склада

Повышение требований современного бизнеса к уровню логистического сервиса в рамках общей задачи максимального удовлетворения конечного потребителя ставит вопрос о необходимости модернизации логистических технологий и автоматизации склада. Поскольку складская логистика играет роль ключевого звена в управлении запасами и товаропроведении, вопрос о выборе автоматизированной системы управления складами (Warehouse Management System, WMS система) или же системы автоматизации склада стал в последнее время актуальным для широкого круга компаний.

Современная система WMS должна не только отвечать текущим требованиям бизнеса, но и поддерживать его дальнейшее развитие за счет автоматизации склада. Главная задача внедрения системы WMS – повышение эффективности складских процессов и, как результат, повышение эффективности всего бизнеса за счет автоматизации склада.

Кому нужна WMS система?

Пользователей WMS систем можно разделить на два класса:

• Потребители логистических услуг. Это компании, имеющие собственные склады для управления своим товаром, основной бизнес которых связан с производством, импортом или дистрибуцией товаров, а также крупные розничные сети. Складская логистика в этих компаниях играет обеспечивающую функцию. Склады, которыми управляют такие компании называют корпоративными.
• Провайдеры логистических услуг. Это компании, бизнес которых основан на предоставлении услуг по ответственному хранению и складской переработке товаров, принадлежащих потребителям логистических услуг. Это именно профессиональные логистические компании, которые управляют складской логистической функцией как частью системы управления товарными потоками своего клиента. Склады, которыми управляют такие компании называют публичными.

По нашему опыту проектирования и модернизации складов, систему класса WMS систем целесообразно внедрять в компаниях, для которых количество номенклатурных позиций превышает 300, площадь хранения превышает 2000 кв.м., а скорость оборота товара по складу превышает 30 дней, т.е. для которых автоматизации склада жизненно необходима. При этом достаточно только двух из этих факторов для принятия основанного решения о необходимости WMS системы и проведения автоматизации склада.

Для чего нужна WMS система?

В отличие от программ, позволяющих учитывать движение товарно-материальных ценностей, WMS система позволяет управлять товарными потоками, проходящими через склад, т.е. выполняется автоматизация склада. Типичное заблуждение некоторых руководителей состоит в том, что учетные функции бухгалтерской программы или аналогичных программ, регистрирующих движение товара по складу, вполне позволяют автоматизировать управление складом и выполняет автоматизацию склада. Именно WMS системы помогает принимать решения (формировать приказы) в процессе функционирования склада, когда сложность и скорость операций превышает возможности человеческого разума.

			Реклама, которую мы рекомендуем
			Передвижная эстакада AUSBAU Позволяют погрузчику заехать внутрь грузовика, контейнера или ж/д вагона. Передвижные эстакады ускоряют выгрузку-погрузку в 2-3 раза, также требуют меньше персонала при логистике, соответственно и меньше затрат на персонал. Нагрузка 6, 8, 10 т и больше по желанию клиента. Высота регулируется от 900 мм до 1650 мм в верхней точке (т.е. подходит под все типы транспорта). Противоскользящая поверхность. Гарантия 18 месяцев. Цены от производителя -- самые низкие в Европе и СНГ. Подробнее на сайте изготовителя. Контакты в Киеве, Украина: +38050-5445840, +38044-5993015, mail@av-exim.com

В этом разрезе минимальные требования к WMS системе автоматизации склада можно определить как способность системы wms:

• управлять товаром и схемами его упаковки (физические и логистические параметры wms системы),
• управлять складскими операциями (приемка, приходование, размещение, инвентаризации, внутренние перемещения, подборка и комплектация, отгрука подобранных заказов и т.п. операции подлежащие автоматизации склада),
• управлять документооборотом склада (внутренний складской документооборот и синхронизация с внешними документами с помощью wms системы),
• управлять сотрудниками склада (эффективное распределение трудовых ресурсов при автоматизации склада),
• управлять складским оборудованием (эффективное распределение оборудования используя систему wms).

Помимо этих минимальных требований мощные системы управления и автоматизации складом обладают такими дополнительными специфическими функциями, как управление клиентами (грузовладельцами), управление транспортными потоками по территории склада и т.п. Некоторые разработчики WMS систем предлагают также дополнительные модули по управлению закупками (заказами на поставку) и управлению продажами (заказами на отгрузку и доставку), т.е. более глубокая автоматизации склада с помощью системы wms.

Как разобраться в многообразии программ класса WMS систем?

Если из всего многообразия «складских программ» отбросить программы товарного/складского учета, круг WMS систем, представленных на российском рынке значительно сузится (на текущий момент не более 5 достойных кандидатов). На международном рынке можно выделить не менее 20 лидеров WMS систем в разных ценовых диапазонах с различающейся специализацией и функционалом.

Ловушка задачи выбора для автоматизации склада, в которую вовлекают покупателя разработчики программ wms систем, состоит в том, что все они, как правило, предлагают сравнение между собой по функционалу. Распространенный и весьма опасный прием состоит в том, что предлагается сначала выбрать программу, а лишь затем адаптировать к специфике пользователя. Такой подход является также следствием распространенного заблуждения о том, что внедрение WMS систем позволит «навести порядок» на складе.

А это приводит к необратимым ошибкам, ведь сначала пользователь обязан купить программу (оплатить лицензию), и к существенному затягиванию сроков внедрения, поскольку теперь приходится доводить внедрение до конца или, по крайней мере, до какого-нибудь приемлемого уровня работоспособности wms системы автоматизации склада. Заметьте, как при этом подменяется цель: вместо эффективной работы склада – работоспособность автоматизированной системы, т.е целью становится сухая автоматизация склада с помощью систем wms, а не эффективный склад!

Даже в случае запуска нового склада и, тем важнее, в случае модернизации существующего выбор программы необходимо начать с разработки оптимальных складских процессов, т.е. разработки логистической модели склада, а не с выбора програмы автоматизации склада.

Логистическая модель склада

Действительно, автоматизация управления складом позволяет повысить эффективность управления процессами, которые предварительно определены и оптимизированы в отношении конкретных товарных категорий в цепи товарных потоков для конкретной схемы бизнеса. Если мы определим, как должен работать наш склад, мы сможем правильно выбрать систему управления для нашего склада.

Поэтому первым шагом при выборе автоматизированной системы управления складом должно стать разработка логистической модели склада: определение оптимальных процедур и требуемого документооборота, распределение трудовых ресурсов и ресурсов погрузочной техники, расчет производительности склада для каждой технологической зоны, прогнозирование перспективных товарных объемов по складу и т.п.

Кроме этого, неотъемлемой частью логистической модели склада должно стать определение взаимодействий склада с сопряженными с ним службами, чья работа связана с приходом, хранением, отпуском товара (службы снабжения, сбыта, транспорта и др.). Соответственно, при описании взаимодействий с каждой из сопряженных служб также производится описание процессов, документооборота и ресурсов.

Очевидно, что данный этап разработка логистической модели склада – составление четкого, формализованного описания складской инфраструктуры, предваряющий непосредственно выбор WMS системы, – сложный, кропотливый и продолжительный процесс. Поэтому необходимо сформировать проектную команду и пригласить профессиональных консультантов, обладающих опытом в области складской логистики и информационных технологий.

По завершении работ в рамках данного этапа, команда проекта представляет рекомендации по целесообразности внедрения на складе предприятия автоматизированной системы управления. В случае если для приобретения WMS системы имеются достаточные основания, можно приступить к следующему этапу – определение требований к системе.

Определение требований к WMS системам

Формирование требований к автоматизированной системе управления складом основано на логистической модели склада и включает определение следующих пунктов:

• требования к описанию товара и упаковки;
• функциональные требования (выразительные возможности для определения в системе процедур по каждой технологической зоне);
• требования к поддерживаемому системой документообороту, аналитическим запросам и отчетам;
• требования к интерфейсу обмена/синхронизации данных с информационными системами, входящими в общий контур.

Итоговый документ этого этапа SRD (Systems Requirement Document) – документ, содержащий детальное описание необходимых параметров системы управления для конкретного склада, конкретных товарных категорий в заданной цепи товарных потоков в условиях конкретной схемы бизнеса.

Make or Buy?

Имея столь детальное описание параметров информационной системы, нужно решить классическую задачу MoB («Make or Buy» – делать самим или купить): вести разработку программного обеспечения собственными силами или приобрести готовую программу.

Решение этой задачи зависит от ряда обстоятельств, в том числе степени проработанности системы управленческого учета, общей архитектуры бизнес-приложений, наличия и стабильности ИТ-ресурса, стоимости работ и др.

Наш опыт реализации проектов в России и СНГ позволяет рекомендовать все же покупку системы, поскольку внедрение WMS систем позволяет решать также целый ряд накопившихся проблем в информационном обеспечении управления бизнесом, в частности: управление знаниями о товаре, управлении заказами на закупку (снабжение), управлении заказами на отгрузку (сбыт), планировании и т.п.

Критерии выбора поставщика WMS систем

Только теперь можно приступить собственно к выбору поставщика WMS системы и предлагаемого им решения.

Среди критериев выбора можно выделить три определяющие:

• соответствие функционала системы функциональным требованиям, определяемым логистической моделью склада;
• срок возврата инвестиций и экономический эффект от внедрения;
• стабильность поставщика и уровень его сервиса по поддержке и обновлениям системы.

Поставщики WMS систем

Поставщиков (вендоров – vendor) систем WMS (как российских, так и иностранных) можно условно разделить на 2 категории:

• Компании, которые предоставляют услуги по разработке программное обеспечение на заказ
• Компании, которые продают и внедряют готовый продукт

Разобраться, что предлагает поставщик программы автоматизации склада порой непросто. Наша рекомендация начать вопросы к вендору с формата описания товара и схемы его упаковки, а также документов, которые системы поддерживает (в соответствии с требованиями логистической модели склада). Продолжить можно с вопросами о функциональности системы автоматизации склада. Если на вопросы можно получить прямые ответы с указанием процедуры настройки системы, то Вам предлагают готовый продукт. Если Вас уверяют о возможности быстрой модернизации, то, скорее всего, Вам предлагают полуфабрикат.

Использование консультантов по автоматизации склада позволяет эффективно решить эти вопросы.

Тендер. Анализ и сравнение поставщиков программ автоматизации склада

Следует составить тендерное приглашение на основе SRD, разработанное на основе логистической модели. Рассылка тендерного приглашения должна быть адресной: нужно максимально полно представлять представленные на рынке компании.

При выборе и сравнительном анализе поставщиков програм автоматизации склада, продукты которых удовлетворяют выработанным требованиям, следует сосредоточиться на следующих вопросах:

• репутация компании – вендора WMS систем;
• престижность и возраст продукта автоматизации склада;
• опыт успешных внедрений по автоматизации склада;
• отработанная методика внедрения;
• локализация (русификация) системы в случае иностранных программ;
• условия предоставления поддержки по автоматизации склада;
• возможность и необходимость доработки системы, сроки и стоимость;
• плановые сроки внедрения програмы автоматизации склада;
• общая стоимость лицензий и внедрения автоматизации склада.

Возможность посмотреть работающую программу на действующем складском объекте и задать вопросы пользователям дает очевидное преимущество вендорам.

Какая бы ни использовалась методика сравнения, главное не забывать основную цель при выборе WMS систем: выбирается инструмент для конкретного склада, конкретных товарных категорий в заданной цепи товарных потоков в условиях конкретной схемы бизнеса, а не просто програма автоматизации склада.

Человеческий фактор

Выбор автоматизированной системы управления складом сложный и ответственный процесс: от разработки логистической модели до проведения сравнительного анализа предложений програм автоматизации склада. Фактор, который выше не упоминался, но который может самым существенным образом повлиять на процесс выбора WMS систем автоматизации склада – является человеческий фактор. Начиная с уровня квалификации рядовых сотрудников склада, управленческого звена склада и до предпочтений руководителей, принимающих финансовое решение, – каждый раз необходимо учитывать влияние субъективных мнений, предпочтений и привычек, уровня образования и профессиональной подготовки, опыта принятия ответственных решений, а также личных качеств. Это серьезно влияет на опринятие решение об оптимальной программе автоматизации склада.

Негативные влияния человеческого фактора не могут быть полностью устранены, но могут быть нивелированы, снижены при привлечении профессиональных независимых консультантов, которые помогут разобраться в широком спектре програм автоматизации склада.